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Multiprojektmanagement mit dem „Digital Project Workspace“ – Release 2.1

By 2. Februar 2018 No Comments

Seit Ende Januar ist unser digitaler „Project Workspace“ in der Version 2.1 online unter orh.li erreichbar. Bereits seit der ersten Version steuern wir alle unsere Projekte mit diesem Werkzeug. Unabhängig von der Größe der Projekte, erhalten sowohl Workshops über wenige Tage, aber auch „Business Design“ Projekte mit mehreren Wochen Laufzeit einen eigenen „Project Workspace“. Die Stärke seines Funktionsumfangs wird insbesondere dann sichtbar, wenn das Team über mehrere Standorte verteilt arbeitet. So können beispielsweise Teile von Workshops komplett virtuell abgehalten und Telefonkonferenzen visuell unterstützt werden. Dies spart wertvolle Reisezeit und -kosten.
In der Version 2.1 wurde der Bereich für Projektmanager grundlegend neu konzipiert und gestaltet. Dies bringt die beiden (vormals getrennten) Bereiche für Projektmanager und Teammitglieder nicht nur optisch, sondern auch konzeptionell näher zusammen. Dadurch wird vor allem die Steuerung mehrerer paralleler „Business Design“ Projekte für Projektmanager  und Coaches deutlich vereinfacht.
Bei der Neugestaltung wurde großen Wert auf Übersichtlichkeit und die schnelle Zugänglichkeit zu Projekten gelegt. Neben den zahlreichen optischen Änderungen sind vor allem zwei wesentliche Verbesserungen hervorzuheben, die ein erfolgreiches Multiprojektmanagement ermöglichen:

Projektübersicht
Die Projektübersicht zeigt die aktuell laufenden Projekte zuoberst mit den wichtigsten Informationen: Projektname, die Organisation und den zuständigen Coach. Darüber hinaus ermöglicht die Übersicht einen sofortigen Blick auf den Status eines jeden Projekts. Neben der aktuellen Phase wird auch das Datum der letzten Aktivität des Projekts farblich unterlegt: War ein Teammitglied innerhalb der letzten 2 Tage im Projekt aktiv, liegt dies im grünen Bereich. Ist die letzte Aktivität 2 bis 7 Tage her, wechselt es in den gelben Bereich. Gab es länger als 7 Tage keine Aktivität mehr, ist das Projekt buchstäblich im roten Bereich und es besteht Handlungsbedarf.

Sidebar
Die Sidebar zeigt eine persönliche Übersicht über eigene Projekte. Befindet sich ein Projektmanager in der Projektübersicht, so sieht er hier seine drei nächsten Termine aller Projekte. Dabei werden die heute stattfindenden Termine orange eingefärbt. Darüber hinaus werden die drei aktivsten Projekte aufgelistet. Dies ist für den Projektmanager ein guter Hinweis auf die Motivation und Performance der Projektteams und hilft herauszufinden, welche Projektteams mehr Zuwendung benötigen.
Öffnet der Projektmanager ein bestimmtes Projekt zur Bearbeitung, so werden ihm in der Sidebar die aktuelle Phase dargestellt und die drei nächsten Termine dieses Projekts aufgelistet. So hat der Projektmanager auf jeder Seite die Übersicht in welchem Status es sich befindet.

Zusätzlich zu den Arbeiten an der Neugestaltung des Frontends wurde auch das Server-Backend weiterentwickelt. Mit der Workspace-API lassen sich „Fremdsysteme“ mittels weniger Codezeilen in Minuten an den „Project Workspace“ anbinden. Einzige Bedingung für diese Integration ist eine Internetanbindung des Systems. Die Einbindung der Workspace-API erlaubt es Daten beispielsweise aus Prototypen und MVPs an das Workspace-Dashboard zu liefern. Damit kann der Status und die Ergebnisse von Experimenten in Echtzeit dargestellt, überwacht und ausgewertet werden.

Zugang zu unserem „Project Workspace“ erhalten zum einen unsere Kunden in Beratungsprojekten und Trainings aber auch alle Teilnehmer in unserem Business Design Zertifizierungsprogramm. Sollten sie Interesse an der Nutzung des „Project Workspace“ haben, sprechen sie uns bitte an: info@orangehills.de