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Aktionsplan: Wie managen wir „agile“ Teamarbeit?

By 7. November 2014 No Comments

Business Design Projekte können vor allem in frühen Phasen nur schwer langfristig geplant werden. Es liegt in der Natur der Sache, dass zu Beginn von Business Design Projekten das tatsächliche Ergebnis unbekannt ist und sich erst im Laufe der Zeit entwickelt. Traditionelle Methoden des Projektmanagements, die meist ein stabiles Ergebnisbild voraussetzen, funktionieren für Business Design nicht. Wir können uns nur schrittweise einem zielführenden Ergebnis annähern und brauchen eine Vorgehensweise, mit der wir auf Unvorhersehbares schnell reagieren können. Wir planen die Aufgaben in unseren Business Design Projekten daher in kurzen 7-Wochen-Zyklen.

Diese kurze Laufzeit hat eine Reihe von Vorteilen:

  • Stakeholder: Business Design Projekte laufen selten in einem Vakuum ab. In der Regel gibt es eine Vielzahl von Menschen, egal ob in großen Unternehmen oder bei Startups, die verstehen wollen, was im Projekt passiert. Vorgesetzte wollen verstehen, ob das Projekt in die „richtige“ Richtung läuft und nicht nur Geld verbrennt, Investoren brauchen Bestätigung, dass ihr Investment sinnvoll ist, aber auch Freunde, Familie, Zulieferer, Kunden sind aus verschiedenen Gründen neugierig und wollen Ergebnisse sehen. Die 7-Wochen-Zyklen drängen ein Team dazu, in kurzer Zeit greifbare Ergebnisse zu erzeugen.
  • Motivation: In der Praxis hat sich gezeigt, dass kurze Projektzyklen die beteiligten Personen vom ersten Tag an zu Höchstleistungen bringen können. Das Ende eines Zyklus ist nah, weshalb man es nicht leisten kann, erstmal zwei Wochen die Beine hoch zu legen. Es ist von Anfang an Höchstleistung gefragt, wenn nach sieben Wochen tatsächlich greifbare Ergebnisse (erster Prototyp, Vertriebspräsentation, Ergebnisse aus Experimenten) entwickelt werden sollen. Darüber hinaus erlaubt die kurze Laufzeit eine realistische Ressourcenplanung, verhindert Überlastung und begünstigt die Fixierung erreichbarer Ziele (siehe SMART Zieldefinition), was ebenfalls zu einer gesteigerten Motivation der Beteiligten führen kann.
  • Reflexion: Kurze (und klar fixierte) Laufzeiten ermöglichen, über den Status quo des Projektes regelmäßig zu reflektieren und mögliche Änderungen am Geschäftsmodell oder Produktdesign abzuleiten. Durch die zuvor beschriebenen Unsicherheiten ist es elementar wichtig, sich regelmäßig selbst und die entwickelten Ergebnisse zu hinterfragen. Einen zeitlichen Abstand von sieben Wochen zwischen diesen Reflexionspunkten hat sich in der Praxis als sinnvoll erwiesen. Kürzere Abstände, wie z.B. in der agilen Softwareentwicklung üblich, sind für die agile Umsetzung ganzer Geschäftsmodelle nicht sinnvoll, da manche Aufgaben wie etwa die Feldforschung oder Experteninterviews eine gewisse Zeit benötigen, um zu Ergebnissen zu kommen. Längere Abstände lassen das Projektende wieder in eine abstrakte Ferne verschwinden, was nicht förderlich für die Motivation (siehe oben) sein kann.

Unsere Vorlage „Aktionsplan“ ermöglicht es ihnen, die Aktivitäten ihres Business Design Projekts zu organisieren. Sie bietet Platz zum Sammeln von Aufgaben, welche nötig sind, um in sieben Wochen die angestrebten Ergebnisse erzielen zu können. Der kurze Zeitrahmen fordert alle Beteiligte auf, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu fokussieren. Die Vorlage ist in fünf Teilbereiche gegliedert:

  1. Initiales Marktangebot / MVP: Der Bereich „Initiales Marktangebot / MVP“ ist für Aufgaben vorgesehen, welche der Umsetzung Ihres initialen Marktangebots sowie des Geschäftsmodelle dienen.
  2. Experimente: Der Bereich „Experimente“ bezieht sich auf Aufgaben, welche sie für das Testen ihrer erfolgskritischen „Antilogs“ und Hypothesen durchführen sollten (z.B. Interviews, Beobachtungen). Der dazugehörende Bereich „Analogs“ bietet Platz, Aktivitäten für Recherchen rund um ihre Analogs zu planen (z.B. Expertengespräche, Internetrecherche).
  3. Team: Tracken sie Woche für Woche die Performance ihres Teams und greifen sie, falls nötig, ein, um die Performance des Teams zu steigern.
  4. Ergebnisse: Der rechte Teil bietet Platz zur Definition ihrer angestrebten Ergebnisse nach sieben Wochen. Diese sollten immer sehr visuell bzw. greifbar sein, z.B. Modelle, Prototypen oder Mockups.
  5. Reflexion: Reflektieren sie ihre Ergebnisse nach sieben Wochen und besprechen sie im Team, wie sie auf Erkenntnisse reagieren. Eventuell sind Anpassungen in ihrem Geschäftsmodell nötig oder es haben sich neue Hypothesen ergeben. Auch eine Anpassung ihres initialen Marktangebots, kann das Ergebnis sein.

*Die Vorlage „Aktionsplan“ ist auch in unserer Software Rapid Modeler virtuell verfügbar.